«سلام رضا، از دیدنت خوشحالم. بیا تو. اوضاعت چطوره؟ همه چی رو به راه؟ چه کت و شلوار شیکی پوشیدی! امروز خواستم باهات صحبت کنم، چون، می دونی، شرکت امسال سال خوبی نداشته. تو کارت رو عالی انجام دادی، فقط می دونی، سوددهی زیادی نداشتیم. این پروژه آخری حسابی خرج روی دستمون گذاشت. دیگه مثل قبل اعتبار نداریم. ، راستش واقعا شرمنده ام، اما تصمیم گرفته شده و مجبوریم تو رو برکنار کنیم. همین طور که گفتم، واقعا شرمنده ام. می دونم این برات خیلی شوکه کننده س. من خیلی سعی کردم از این کار پشیمون شون کنم ولی اونها تصمیم شون رو گرفته بودن. باورم نمی شه دارم این خبر رو بهت می دم، ولی واقعا هر کاری از دستم برمی اومد کردم.»

 

این سناریو به نظرتون آشنا میاد؟ وقتی مجبور هستیم به فردی خبر بدی بدیم، خودمون هم حس بدی داریم. غریزه حکم می کنه کاری کنیم اون فرد حس خوبی داشته باشه، کمی از تقصیرها رو از دوش خود برداریم و برخلاف چیزی که می خواهیم بگیم فرد خوبی به نظر برسیم.

فرقی نمی کنه که کارمند مورد نظر از شرکت اخراج شده باشه یا به خاطر کاهش نیرو مجبور به برکناری اون باشین، در هر صورت، این لحظه از بارِ احساسی سنگینی برخورداره و اگه اجازه بدین که احساسات روی چگونگی انتقال دادن پیام تون اثر بزاره، ممکنه نتونین پیام رو درست منتقل کنین. باید متمرکز و دقیق باشین و با برنامه وارد اینجور موقعیتی شید. اگه به اندازه کافی متمرکز و آماده نباشید، موارد زیر به عنوان مشکلات جانبی ممکنه اتفاق بیفته:

  • کارمندِ برکنار شده دادخواست عزل غیرقانونی بده و از شما شکایت کنه.
  • در مورد اطلاعات یا لوازم تجاری، خرابکاری عمدی بکنه.
  • بقیه ی کارمندان دچار ترس شن.
  • در صورت بهبود شرایط اقتصادی شرکت، امکان استخدام دوباره ی فرد مورد نظر از بین برود.

فرقی نمی کنه خود چه احساسی دارین یا کی این تصمیم رو گرفته و مهم نیس این پایان ی همکاری چه تأثیری بر افراد دیگر داشته باشه، فقط باید وقتی با فرد مورد نظر صحبت می کنین، رُک، صادق و منصف باشین. صحبت کردن در مورد مسائل حاشیه ای و از این شاخه بهش شاخه پریدن یا سعی در مقصر دانستن بقیه و از زیر بار مسئولیت شونِه خالی کردن، فایده ای ندارن و باعث حاشیه سازی شده و به کارمند اخراج شده بهونه ای واسه تنظیم شکایت می ده. به یاد داشته باشین که کارمندِ از کار برکنار شده، فرد خطرناکیه.

با اینکه نمی تونین مطمئن باشین که اون فرد به دنبال انتقام هست یا نه، اما می تونین با آماده شدن واسه مکالمه ای که در پیش دارین، خطر این کار رو کم کنین. با برنامه ریزی کردنِ کارایی که باید قبل، بعد و در بین مکالمه انجام بدین، خودتون رو واسه رویارویی با این موقعیت سخت آماده کنین.

برنامه-ریزی

قبل از جلسه ی عزل

  • در شرکتی که خوب اداره می شه، اخراج یا کاهش کردن نیرو، زیاد غافلگیر کننده نیس. وقتی افراد میدونن چی در انتظارشونه، تصمیم گیری واسه اخراج خیلی آسون تر می شه.

    • به طور منظم مروری بر عملکردها داشته باشین و واسه پیشرفت و پیشرفت برنامه ریزی کنین. این باعث می شه افراد اطلاعات کافی در مورد اینکه چی از اونا انتظار میره داشته باشن.
    • استانداردهای روشن و شفافی واسه شرکت مشخص کنین، و سیاستایی مشخص کنین که به روشنی دلایل اخراج شدن رو توضیح میدن. در این حالت، افرادی که انجام دهنده اشتباه می شن، خود رو واسه اخراج شدن آماده می کنن.
    • سیاست انظباطیِ مشخصی داشته باشین که انحراف از استانداردها و معیارها رو خوب مشخص می کنه.
  • اگه دلیل برکنار شدن کارمندان، کاهش نیرو یا حذف یک سمَت باشه، اینم باید طوری برنامه ریزی شه که واسه کارمندان غافلگیر کننده نباشه.

    • شرایط شرکت رو رو راست واسه کارمندان توضیح بدین.
    • تا اونجا که ممکنه اطلاعات بازار رو به طور منظم با کارمندان به اشتراک بذارین. وقتی با کارمندان رو راست در مورد وضعیت شرکت صحبت می کنین، اونا می تونن خودشون رو واسه چیزی که روی میده آماده کنن. به خاطر داشته باشین، هیچکی دوست نداره موقع برکنار شدن بی دفاع باشه. این، کار رو واسه هر دو طرف سخت تر می کنه.
  • در مورد این موقعیت فقط زمانی که نیازه بحث کنین. این باعث می شه که اطلاعات کمتر دَرز پیدا کنن. با این کار، به حریم خصوصی فردی که قراره اخراج شه هم احترام گذاشته اید. برنامه ای واسه زمانی که اطلاعات درز پیدا می کنن، آماده کنین.
  • با یک مشاور حقوقی درباره وظایف و تعهدات قانونی خود به عنوان یک کارفرما مشورت کنین. بهتره قبل اینکه موضوع رو با کارمندتان در بین بذارین بدونین هزینه اخراج اون چقدره. این باعث می شه تا اونجا که ممکنه از شکایت کارمند اخراجی در امان بمونین.
  • از همه اطلاعات و فایلای کامپیوتری که فرد مورد نظر در اختیار داره، بک آپ تهیه کنین. بعضی از افراد انتقام جو هستن و سعی می کنن با از بین بردن اطلاعات و کارایی که انجام دادن از شما و شرکت تون انتقام بگیرن. قبل اینکه خبر برکنار شدن رو بهش بدین، حتما از همه فایلایی که در دسترس اون هستن یک نسخه پشتیبان تهیه کنین.
  • در سریع ترین زمان ممکن جلسه رو برگزار کنین. هر چقدر زمان بین تصمیم گیری و جلسه کوتاه تر باشه، احتمال درز کردن اطلاعات کمتره.

نکته:

اگه قصد دارین یکی از سمَتا رو حذف کنین، جلسه رو تا بسته شدن حسابای ماه جاری یا زمانی که اونا در فرایند فروش شرکت تأثیرگذارند، به تعویق بندازین. اگه اون فرد در کار و کاسبی شما نقش مهمی داره، می تونه خیلی راحت شما رو قانع کنه که جایگاه اون اضافی نیس، نباید برکنار شه و برخوردتان با اون مساوی نیس. وقتی قصد کاهش نیرو یا حذف سمَت خاصی رو دارین، باید حتما مطمئن باشین که می تونین بدون فرد مورد نظر کسب وکار خود رو اداره کنین.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   چه جوری راه حل بازاریابی خود رو در شبکه های اجتماعی پیشرفت دهیم 

در طول جلسه ی عزل

  • اجازه بدین مدیرِ مستقیمِ فرد مورد نظر، خبر رو به آگاهی اون برسونه.
  • جای جلسه رو به دقت مشخص کنین. باید جایی باشه که کسی مزاحم تون نشه و اون فرد در خطر دید نباشه. شاید بخواد تنها باشه و بعد از شنیدن این خبر کسی رو نبیند یا با کسی صحبت نکنه.
  • زمان رو با دقت انتخاب کنین. چه زمانی دفتر کار از همیشه خلوت تره؟ هر چقدر افراد کمتری در دور باشن، بهتره، خصوصا اگه فرد اخراج شده مجبور به جمع کردن وسایلش باشه و بخواد هر چه زودتر دفتر رو ترک کنه. شاید بتونین این فرصت رو بهش بدین که بعد از ساعت کاری واسه برداشتن و جمع کردن وسایلش برگردد.
  • کمه کم یک نفر دیگر در جلسه در کنار شما باشه. از این فرد بخواهید یادداشت برداره و اگه فکر می کنین لازمه، هم خودتون و هم فرد اخراج شده، در آخر جلسه اون برگه رو امضا کنین. یک نفر از بخش منابع انسانی می تونه در طول جلسه به شما کمک کنه تا فرایندای لازم رو انجام بدین.
  • رُک صحبت کنین و دلایل برکنار شدن رو خیلی سریع و کوتاه بگید.

    • از هدف و موضوع منحرف نشید.
    • از بحثای متفرقه یا گَپ زدن پرهیز کنین.
    • رو راست و دقیق دلایل برکنار شدن اون فرد رو توضیح بدین، ولی وارد جزئیات نشید. باید تا اونجا که ممکنه از بحث کردن پرهیز کنین و اجازه ندین که اون فرد با خواهش و تمنا بخواد نظرتون رو عوض کنه.
  • بهش فرد اجازه بدین تا حرفش رو بزنه، ولی وارد بحث نشید و سعی نکنین تصمیم تون رو توجیه کنین. نشون بدین که مصمم هستین و تصمیم تون تغییر نمی کنه.
  • به خاطر عزل کردن کارمندتان، معذرت خواهی نکنین. وقتی در اینجور موقعیتی قرار می گیرین باید از دلایل خود مطمئن باشین و احتیاجی به معذرت خواهی نداشته باشین، ولی این معنیش این نیس که نباید با اون همدردی کنین.
  • آروم باشین و نشون بدین که اون فرد رو درک می کنین. میشه هم زمان هم مهربون بود و هم محکم. اگه طوری رفتار کنین که دوست دارین با خودتون رفتار شه، احتمال اینکه همه چیز خوب پیش برود بیشتر می شه. هر اتفاقی که افتاده باشه و برکناری اون به هر دلیلی که باشه، به هر حال باید براش احترام قائل شید.
  • سیاستایی رو که بخش منابع انسانیِ شرکت تعیین کرده، دنبال کنین.

    • حقوق و فایدهایی رو که بهش تعلق میگیره، مرور کنین.
    • اگه امکان داره، فوری با اون تسویه ی حساب کامل انجام بدین. ممکنه فرایندای حقوق و دستمزد، دست شما رو ببندند، با این حال، اگه بتونین به این فرایند سرعت ببخشین، بهتره. اگه نمی تونین همون موقع پول اونو پرداخت کنین، حتما توضیح بدین که چه زمانی تسویه صورت خواهد گرفت.
    • پول-نام-تصویر

    • اگه برکنار شدن به دلیل کاهش نیرو بوده، حتما نامه ای که نشون دهنده ی رضایت شما از کار اوست، واسه کارفرماهای آینده اش بنویسین.

بعد از جلسه ی عزل

اگه فکر می کنین بخش سخت کار تموم شده، اشتباه می کنین. هنوز باید با بقیه ی کارمندان تون کنار بیایید. اگه شرکت در حال کاهش نیروست، مجبور هستین این جلسات رو چند بار دیگر و به ترتیب تکرار کنین.

  • یکی از مهم ترین کارایی که بعد از جلسه ی عزل باید انجام بدین اینه که مطمئن شید فرد برکنار شده توانایی یا فرصت لازم واسه خراب کاری در کار و کاسبی شما رو نداره. اگه جلسه ی عزل خوب پیش نرود، شاید مجبور باشین فرد برکنار شده رو تا میزش همراهی کنین تا هرچه زودتر وسایلش رو جمع کرده و شرکت رو ترک کنه. اگه مراحل اشاره شده در بالا رو رعایت کنین، به احتمال زیاد احتیاجی به این کار نمیشه، با این حال بهتره واسه اینجور موقعیتی خودتون رو آماده کنین.
  • اگه کاهش نیرو انجام شده، حتما به فرد برکنار شده پیشنهاد بدین که در پیدا کردن کار بعدی بهش کمک می کنین. این نشون خوش نیتی شماس و شما رو در موقعیتی قرار می ده که اگه زمانی کار و کاسبی رونق گرفت بتونین اون فرد رو دوباره استخدام کنین. این کار منفی در مورد شرکت تون رو هم خنثی می کنه.
  • تأثیری که این برکناری بر دیگر کارمندان داره رو در نظر داشته باشین. اونا مجبور به انجام وظایف بیشتری هستن؟ اگه برکناری به دلیل بی عرضه بودن فرد اخراج شده، چه زمانی قراره فرد دیگری اون سمَت رو بر عهده بگیره؟ شاید حالا زمان اون رسیده که فردی در تیم تون ترفیع بگیره. حتما با اعضای تیم صحبت کنین تا اطمینان حاصل کنن، از اونا حمایت می کنین.
  • به افراد تیم اجازه بدین تا نظرات شون رو بدون ترس بگن. شاید بعضی از اونا بخوان طرف فرد برکنار شده رو بگیرن و تا یه مدت عصبانی باشن. ممکنه بقیه به خاطر تأثیری که این موضوع بر حجم کاری شون داره عصبانی باشن. احتمال داره تا یه مدت فضای نبود ِ اعتماد به وجود بیاد. به عواقبی که اخراج کردن داره آشنایی. بهترین کاری که می تونین انجام بدین اینه که تا می تونین روشن و شفاف باشین. وقتی در موقعیت کاهش نیرو قرار دارین، ممکنه نا آرومی بیشتر باشه، چون کارمندان دوست ندارن حس کنن قربونی بعدی هستن.
  • دلایل اخراج شدن رو رو راست بگید. اگه به دلیل رکود شرایط اقتصادی کسب و کارتون این اتفاق افتاده، درباره امنیت شغلی دیگر کارمندان صحبت کنین. اگه برکنار شدن، به کارکرد خود فرد مربوط می شده، انتظاراتی که از کارمندان دارین به اونا گوشزد کنین. اگه به دلیل زیر پا گذاشتن سیاستای سازمان بوده، حتما سیاستا و قوانین شرکت رو یک بار دیگر به همه یادآوری کنین.

دسته‌ها: آموزشی